Buhalterinė apskaita yra būtina kiekvienam verslui, tačiau jos tvarkymas neturėtų atimti didelės dalies darbo dienos. Sąskaitų registravimas, banko operacijų tikrinimas, duomenų perkėlimas, dokumentų paieška ir ataskaitų rengimas gali pareikalauti nemažai laiko, ypač jei daugelis veiksmų atliekami rankiniu būdu. Internetu veikiantys apskaitos sprendimai leidžia šiuos procesus organizuoti paprasčiau, o aktualius finansinius duomenis pasiekti tada, kai jų reikia.
Apskaita nebėra susieta su viena darbo vieta
Įmonių darbo organizavimas per pastaruosius metus gerokai pasikeitė. Vadovai ir darbuotojai dirba ne tik biure, o dalis komandų nuolat veikia nuotoliniu arba mišriu būdu. Todėl ir apskaitos informacija turi būti prieinama nepriklausomai nuo konkretaus kompiuterio ar fizinės darbo vietos.
Debesijos pagrindu veikianti sistema leidžia prie apskaitos prisijungti internetu ir dirbti su aktualiais duomenimis iš skirtingų vietų. Tai patogu ne tik buhalteriui. Vadovas gali greičiau patikrinti svarbią informaciją, o skirtingas funkcijas atliekantys darbuotojai gali naudotis jiems reikalingais duomenimis pagal suteiktas prieigos teises.
Toks darbo modelis ypač naudingas augančiai įmonei, kurioje finansinė informacija reikalinga ne vienam žmogui.
Mažiau duomenų perkėlimo – mažiau bereikalingo darbo
Didelę apskaitos proceso dalį gali sudaryti ne sudėtingi skaičiavimai, o paprastas duomenų perkėlimas. Banko operacijos, sąskaitos, mokėjimai ar elektroninės prekybos duomenys dažnai pirmiausia atsiranda vienoje sistemoje, o vėliau turi būti perkelti į kitą.
Kiekvienas papildomas rankinis veiksmas užima laiko ir kartu padidina netikslumų tikimybę. Automatizuotas duomenų importas ir integracijos su kitomis verslo sistemomis leidžia sumažinti pasikartojančių užduočių skaičių. Buhalteriui tuomet lieka daugiau laiko patikrai, analizei ir situacijoms, kurioms iš tikrųjų reikia specialisto dėmesio.
Verslui augant šis skirtumas tampa dar svarbesnis. Jei operacijų skaičius padvigubėja, neturėtų būti savaime suprantama, kad tiek pat turi išaugti ir rankinio administravimo apimtis.
Vienoje vietoje esantys duomenys suteikia daugiau aiškumo
Vadovui apskaita reikalinga ne vien dėl deklaracijų ar metų pabaigos ataskaitų. Finansiniai duomenys padeda suprasti, kaip keičiasi pajamos, sąnaudos, pinigų srautai, atsargos ir kiti svarbūs verslo rodikliai.
Tinkamai pasirinkta buhalterinės apskaitos programa gali sujungti svarbiausias finansines funkcijas vienoje aplinkoje. Pirkimų ir pardavimų duomenys, atsargos, darbo užmokestis, pinigų srautai bei kita verslui svarbi informacija tuomet nėra išskaidyta tarp daugybės atskirų rinkmenų ar sistemų.
Kai duomenys pasiekiami vienoje vietoje, vadovui lengviau matyti bendrą situaciją. Vietoj kelių atskirų lentelių galima naudotis aktualia informacija ir greičiau pastebėti reikšmingus pokyčius.
Automatizavimas svarbus ne tik dėl patogumo
Automatizuojant apskaitos procesus dažniausiai kalbama apie sutaupytą laiką, tačiau ne mažiau svarbus ir tikslumas. Rankiniu būdu perkeliant duomenis galima neteisingai įrašyti sumą, praleisti dokumentą ar pakartoti tą pačią operaciją.
Kai dalis pasikartojančių veiksmų atliekama automatiškai, žmogui lieka mažiau vietų, kuriose galima padaryti techninę klaidą. Be to, paprasčiau kontroliuoti procesą, nes informacija tvarkoma nuosekliau.
Pavyzdžiui, integruotoje sistemoje galima ne tik tvarkyti apskaitos duomenis, bet ir rengti deklaracijas, jas pasirašyti elektroniniu parašu bei perduoti atsakingoms institucijoms. Taip sumažėja tarpinių veiksmų ir poreikis nuolat pereiti iš vienos sistemos į kitą.
Sistema turėtų augti kartu su įmone
Pradedančiai įmonei dažniausiai pakanka pagrindinių apskaitos funkcijų. Tačiau veiklai plečiantis gali atsirasti elektroninės prekybos, sandėlių, darbo užmokesčio, skolų valdymo, gamybos ar išsamesnės finansinės analizės poreikis.
Todėl renkantis apskaitos sistemą verta galvoti ne tik apie šiandienos situaciją. Svarbu įvertinti, ar ateityje ją bus galima papildyti naujomis funkcijomis ir integracijomis, nepradedant viso proceso nuo nulio.
Tokį principą taiko ir MONET – sistema gali būti papildoma skirtingiems verslo procesams skirtais moduliais. Tai leidžia apskaitos aplinką pritaikyti prie kintančių įmonės poreikių, o ne verslą versti taikytis prie riboto funkcionalumo.
Daugiau laiko sprendimams, mažiau – rutinai
Internetinė apskaita nepanaikina buhalterio ar vadovo atsakomybės. Technologijos taip pat nepakeičia profesionalaus finansinių duomenų vertinimo. Tačiau jos gali sumažinti darbų, kuriems nebūtina nuolat skirti žmogaus laiko.
Kai banko duomenys importuojami automatiškai, dokumentų nereikia ieškoti keliuose aplankuose, o aktuali finansinė informacija pasiekiama vienoje sistemoje, kasdienė apskaita tampa sklandesnė. Buhalteris gali daugiau dėmesio skirti kontrolei, o vadovas – sprendimams, kurie tiesiogiai susiję su verslo rezultatais.
Patikima apskaita internetu galiausiai vertinga ne todėl, kad turi kuo daugiau funkcijų. Jos nauda atsiskleidžia tada, kai procesai tampa paprastesni, informacija – lengviau pasiekiama, o pasikartojančioms administracinėms užduotims reikia mažiau laiko. Verslui tai reiškia daugiau galimybių susitelkti į klientus, komandą ir tolesnį augimą.